Poradnik KSeF · stan na 30 października 2026 r.
Brak internetu przy wystawianiu faktury — co oznacza offline24?
Przerwa w połączeniu nie musi zatrzymywać wystawiania faktur. Tryb offline24 pozwala przygotować dokument poza KSeF i przesłać go do systemu później. Trzeba jednak pilnować terminu i zasad przekazania faktury nabywcy.
- Offline24 można stosować także przy problemach z internetem.
- Fakturę należy przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu, z zastrzeżeniem szczególnych zasad na wypadek awarii systemu.
- Dokument musi być zgodny z obowiązującą strukturą logiczną.
- Przekazanie faktury nabywcy poza KSeF przed jej dosłaniem może wymagać dwóch kodów QR.
Kiedy przydaje się offline24?
Ministerstwo Finansów wskazuje między innymi trudności z jakością sieci lub brak połączenia z internetem. Fakturę wystawia się wtedy poza KSeF, zapisując ją w obowiązującej strukturze logicznej. Offline24 nie jest tym samym co oficjalnie ogłoszona awaria KSeF — dla awarii obowiązują odrębne zasady.
Termin dosłania faktury
Co do zasady fakturę z trybu offline24 przesyła się do KSeF niezwłocznie, najpóźniej następnego dnia roboczego po dniu wystawienia. Warto zapisać termin w swojej procedurze i po przywróceniu połączenia sprawdzić, czy system przyjął dokument oraz nadał numer KSeF.
Jeśli przed przesłaniem wystąpi oficjalnie ogłoszona awaria KSeF, termin może ulec zmianie. Przy całkowitej awarii obowiązują jeszcze inne zasady. Dlatego zawsze sprawdzaj bieżący komunikat Ministerstwa Finansów.
Co z fakturą dla nabywcy?
Jeżeli przekazujesz fakturę nabywcy poza KSeF, zanim trafi ona do systemu, sprawdź wymagania dotyczące oznaczenia kodami QR. W określonych przypadkach potrzebne są dwa kody: jeden do weryfikacji faktury, drugi do weryfikacji uprawnień wystawcy. Przygotowanie drugiego kodu wymaga odpowiedniego certyfikatu KSeF.
Krótka lista kontrolna
- Przygotuj dokument.Sprawdź dane i zapisz fakturę zgodną z aktualną strukturą KSeF.
- Ustal sposób przekazania.Jeśli nabywca otrzyma fakturę poza KSeF, sprawdź oznaczenia QR.
- Pilnuj terminu.Dosyłaj dokument po odzyskaniu połączenia, zasadniczo najpóźniej następnego dnia roboczego.
- Potwierdź wynik.Sprawdź status, numer KSeF i UPO. Zachowaj potwierdzenie razem z fakturą.
Oficjalne źródła
Sprawdź stronę Ministerstwa Finansów Tryb offline24 oraz zestawienie trybów szczególnych wystawiania faktur.
Materiał ma charakter informacyjny. Przed użyciem trybu offline sprawdź aktualne przepisy i komunikaty Ministerstwa Finansów oraz możliwości swojego programu.